ALAT-ALAT KEARSIPAN

Filing Cabinet

Fungsinya untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

Ordner

Semacam map dan karton tebal yang dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dipervoratar/dilobangi pinggirnya. berfungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting dari cara penyimpanan yang salah.

Letter Tray (Baki Surat)

Letter Tray (Baki Surat) pada dasarnya berguna untuk meletakan surat-surat atau dokumen-dokumen . Menurut kegunannya  Letter Tray (Baki Surat) memiliki 2 macam kegunaan, yaitu baki surat masuk yang berfungsi sebagai tempat menaruh surat-surat atau dokumen-dokumen yang masuk dan sudah diproses oleh sekretraris untuk kemudian dibaca oleh pimpinan. Baki surat keluar sebagai tempat surat-surat atau dokumen-dokumen yang telah dibaca oleh pimpinan untuk bisa segera ditindak lanjuti oleh sekretaris.

Safe Keeping Document (Brankas)

Brankas biasanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip penting ataupun rahasia, selain itu juga berguna untuk  mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga surat-surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat tetap aman dan tetap dapat terselamatkan bila musibah terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga kesulitan untuk mengambil surat-surat berharga dan benda-benda berharga lainnya.

Rak Buku (Lemari Terbuka)

Rak buku berguna sebagai tempat untuk menyimpan berbagai sumber-sumber informasi, seperti buku-buku, majalah, kamus dll serta dapat digunakan untuk menyimpan ordner.

Lemari Arsip

Sedangkan Lemari arsip berguna untuk menyimpan data atau dokumen-dokumen yang masih terpakai.

Visible Record Cabinet

Visible record cabinet adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan  arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)

Lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.

Rotary Filing System

Rotary filing  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk

menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

Compact Rotary Filing

Sistem kerjanya sama seperti pada rotary filing system, namun pada compact rotary filing ini hanya ada perbedaan yaitu dapat tertutup dalam lemari.

Mobilplan Filing System

Mobilplan Filing System adalah suatu alat yang berfungsi sebagai penyimpan gambar, kartu-kartu map, cetakan dan lain-lain secara vertical (digantungkan). Alat ini juga dilengkapi dengan roda yang menjadikan alat ini dapat dengan mudah dipindahkan, sehingga bisa mempercepat serta mempermudah pelaksanaan tugas.

Vertical Plan Filing System

Vertical Plan Filing System adalah lemari yang terbuat dari besi plat yang gunanya untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal atau digantungkan.

Dataplan Tray Filing System (Kardek)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode yang berfungsi agar lebih mudah dilihat.

Retrix

Retrix adalah alat yang berfungsi sebagai alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan pencari letak nomer arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomer arsip yang telah dipasang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul diantara permukaan arsip lainnya.

Memory Writer (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data yang diperlukan, maka kunci tertentu harus ditekan.

Mikro Film

Pada dasarnya alat tersebut berfungsi sebagai alat atau mesin yang memiliki kemampuan untuk melakukan proses alih media dari media kertas menjadi media film dalam ukuran mikro (mikrografik). Manfaat alat tersebut untuk menyimpan arsip dan dokumen kertas dalam format aslinya, yang telah diperkecil ke dalam roll mikro film ukuran tertentu, dan dalam jumlah yang besar (1 roll ukuran 16 mm/100 feet = 6 rim kertas) sehingga menjadi lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan arsip atau dokumen kertas. Jadi dengan mikro film dapat menghemat ruang simpanan arsip (90% - 95%), menjamin keabadian arsip atau dokumen yang bernilai guna sekunder/permanen serta menjaga kerahasiaan arsip atau dokumen.

Computer

Computer berguna untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan pengelolaan arsip, sehingga arsip mudah ditemukan kembali jika diperlukan dan waktu yang diperlukan untuk temu kembali juga lebih cepat.

Dengan menggunakan komputer maka pekerjaan mulai pengelolaan arsip mulai penciptaan, pengolahan,penyimpanan, penelusuran dan penyebaran informasi ke semua fungsi dalam suatu perusahaan lebih cepat dilakukan.