diklat adm. perkantoran

Mata Diklat                      : Adm. Perkantoran

Kompetensi Dasar            : Mempelajari adm. Perkantoran terutama dalam proses pengarsipan dokumen

Sub Kompetensi               : Memahami proses sistem kearsipan dalam dunia kerja

 Kriteria Kinerja                : Pemahaman proses sistem kearsipan

========================================================================

Pengertian kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai

Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

       I.            Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

Ø  Pengertian

System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan organisasi.

Ø  Jenis-jenis

a.       Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

b.      Sistem nomor menurut Terminal Digit

sistem dengan kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat ,memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu nomor yang terletak  dalam surat dan buku arsip.

c.       Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

d.      Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat  dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Ø  Kelebihan dan Kekurangan

v  Kelebihan sistem nomor

§  Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur 

§  Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat

§  Sangat sederhana

§  Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

§  Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensif. 

§  Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

v  Kekurangan sistem nomor

§  Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks

§  Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan

§  Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untukmenyimpan arsip yang banyak.

Ø  Cara penyimpanan menurut sistem Dewey

A.     Siapkan Peralatan

- Filling cabinet

- Guide

- Folder

B.      Lihat Kode Pada Klasifikasi Surat

Ø  Cara menemukan

1.       Lihat nomor kode pada surat yang telah diindeks

2.       Lihat kode klasifikasi pada map

3.       Masukkan surat ke dalam map

     II.            Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Ø  PENGERTIAN

Filing sistem wilayah (geografis) ialah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat. Dalam penyelenggaraannya sistem ini harus pula dibantu oleh sistem yang lain yaitu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Ø  PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

a.       Melihat tanda pembatas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan;

b.      Membaca surat;

c.       Memberi kode surat;

d.      Mencatat surat pada kartu kendali;

e.      Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing;

f.        Menyimpan surat;

g.       Menyimpan kartu kendali.

Ø  PERLENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

1)                  Drawer Filing Cabinet

2)                  Lateral Filing Cabinet

3)                  Guide

4)                  Folder.

5)                  Pelubang Kertas

6)                  Paper Clip

7)                  Lem

8)                  Gunting

9)                  Penggaris

10)               Alat Tulis

Ø  Kelebihan dan Kekurangan

v  KELEBIHAN

·         Pemberkasan langsung dapat  dilakukan tanpa rujukan ke indeks.

·         Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.

·         Perolehan informasi dapat dilakukan didaerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.

·         Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi atau disusun kembali dengan mudah.

v  KEKURANGAN

·         Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun 2 berkas yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.

·         Apabila perseorangan atau badan memilih dua alamat maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat.

·         Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak disatu daerah atau beberapa daerah tertentu.

·         Harus digabung dengan metode alfabetis atau numeric.

Ø  CARA MENEMUKAN ARSIP

o   Membuka rak kartu indeks atau kartu klaper.

o   Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah sesuai dengan kode tersebut.

Ø  JENIS PERUSAHAAN YANG COCOK MENGGUNAKAN SISTEM WILAYAH

1)      Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2)      Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh dikawasan lain.

3)      Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon dll.

4)      Penjualan melalui pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut rancangan geografis.

5)      Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

6)      Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut wilayah.

7)      Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografis.

8)      Perusahaan multinasional.

9)      Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

  III.            Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:

1.    Filing Cabinet

 

2.    Guide

3.    Map/folder

4.    Kotak Sortir

5.    Kartu Indeks

6.    Buku Arsip

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.

Keterangan Jenis perlengkapan:

1.    Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

2.    Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.

3.    Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

4.    Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip)
Disiapkan sesuai kebutuhan.

5.    Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip)
Disiapkan bila diperlukan

.

6.    Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)
Disiapkan sesuai kebutuhan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:

1.    Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:

§  Kode laci diambil dari tahun

§  Kode guide diambil dari bulan

§  Kode folder diambil dari tanggal

2.    Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:

§  Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan) 
Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret. 
 

§  Kode guide diambil dari bulan

§  Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.